Whatsapp
إتصل بنا
إتصل بنا
EN

دليل مختصر في صناعة وتنظيم الفعاليات الهجينة

دليل مختصر في صناعة وتنظيم الفعاليات الهجينة

صناعة وتنظيم الفعاليات تتقدم يوم بعد يوم وكل هذا التطوير لا يدور إلا حول الزائر وكيفية منحه تجربة مثالية ترضي متطلباته و تناسب ظروفه 

فتجد كبرى شركات تنظيم الفعاليات تعمل مرة على تطوير وتنفيذ علم تصميم التجربة وأخرى على صنع وتنظيم ما يسمى بالمعارض والفعاليات الافتراضية 

 

فأصبح بعض الزوار يميل للحدث الافتراضي بشكل كامل والبعض الآخر يميل للحضور والتفاعل وجهاً لوجه طوال فترة الفعالية أو الحدث 

 

ولم تنسى شركات تنظيم الفعاليات الرائدة أمر الفئة الأخرى من الزوار وهي التي بين هذا وذاك … وتميل للمزيج بين فكرة الفعاليات الافتراضية والفعاليات الواقعية.

 

ما هي الفعاليات الهجينة - Hybrid events

لفظ الهجين يطلق على المزج بين شيئين مختلفين، لذلك فالفعاليات الهجينة عبارة عن تنظيم فعاليات واقعية مختلطة بفعاليات افتراضية،  ولهذا التعريف عدة  إسقاطات:

إحداها أن جزء من الجمهور يحضر الفعالية بشكل واقعي وتفاعلي وجهاً لوجه والجزء الآخر يحضرها بشكل افتراضي "اونلاين" 

و معنى آخر أن نفس الجمهور يحضر جزء من الفعالية افتراضي ويقرر حضور الجزء الآخر بشكل واقعي وتفاعلي.
والجميل في هذه الخطوة أنه يمكنه بنفسه اختيار الجزء الذي يحدده ليحضره بالطريقة التي تناسبه، أي أنه يصنع هذا المزيج بنفسه.

وقد تكون الفعالية مقدمة ومطروحة بإمكانية حضورها بالطريقتين (من يناسبه الحضور والتفاعل وجهاً لوجه يمكنه الحضور ومن لا يناسبه كحدوث الفعالية في بلد أخرى مثلاً يمكنه الحضور بشكل افتراضي) 

 

"قرار تنظيم فعاليات هجينة ليس مجرد اتباع فكرة جديدة والسعي وراء تطبيقها، هذا القرار لابد أن يكون مدروس بعناية لأن تنفيذه يتطلب جهد أكبر من تنظيم فعاليات واقعية وافتراضية كلٌ على حدى، لذلك عليك استخدام هذا النوع مثلاً عندما يكون الحدث يمكن تنفيذه بشكل كامل واقعياً وافتراضياً"
أ/ وجدان العيسى- COO  شركة هايتس لتنظيم الفعاليات 

 

أنواع وأفكار للفعاليات الهجينة 

الفعاليات الهجينة " hybrid events” فكرتها قائمة على المرونة ومحاولة صنع المزيج الذي يرضي جميع الأطراف، لذلك فليس لها أنواع ثابتة وموحدة ولكن تستطيع أن تعتبرها أفكار وطرق تنفيذ تختلف باختلاف طبيعة كل فعالية. إليك بعض هذه الأنواع أو الأفكار:

1- تنظيم فعاليات هجينة من السيارة 

 



كأن يعرض الحدث بشكل واقعي وتصطف كل السيارات بداخلها الزوار ليشاهدوا هذا الحدث الواقعي والافتراضي، وتتميز هذه الطريقة بأنها تجمع بين الجزئين رؤية الأحداث وجهاً لوجه  ومشاهدة الحشد وكذلك الحفاظ على الأمن والسلامة.

 2- فعالية واقعية بألعاب افتراضية 

أصبح تنفيذ الألعاب المبتكرة أثناء تصميم التجربة للزائر أمر يستحق الترتيب والتقديم لأنها تساعد على كسر الملل والتفاعل وتكوين الحافز والحماس لديهم، وعنصر المساعدة هنا هو  التكنولوجيا لأنها تقدم سحر في هذا النوع  "Gamification"  وكذلك للمحافظة على الأمن والسلامة أثناء فترة جائحة كورونا، لذلك يمكنك عرض هذه الفقرة بشكل افتراضي وتستفيد من كل الجوانب والاتجاهات. 

 

3- يمكنك تقديم حدث واقعي و تستعين بأحد الحضور أو مقدمين الفعالية بشكل افتراضي، وذلك كالاستعانة برئيس شركة عالمية أو مسؤول كبير في المجال ولا يمكنه السفر لحضور الفعالية.

 في هذا النوع من الفعاليات "الفعاليات الهجينة" يمكنك صنع هذه الفقرة والاستفادة من وجوده بشكل يشبع حاجة الزوار.

 

هذه الأفكار والأنواع ليست حصراً لما هو موجود، وكل ما هو موجود ليس حصراً لكل ما يمكن تنفيذه، شاهد الكثير من الأفكار واصنع لنفسك الهجين الذي يناسب شركتك والفعالية الذي تود تقديمها
يمكنك مشاهدة هذا المقطع  فقد يلهمك لتنفيذ فكرة من أسلوبك

Link

 

مميزات الفعاليات الهجينة
كل الأمور المرنة تتمتع بالكثير من المميزات والفوائد، لأنها تجمع بين جوانب مختلفة مرضية لكل الأشخاص ومن أهم هذه المميزات ما يلي:

1- التنوع والشمولية
باختيارك تنظيم فعالية هجينة أو مختلطة فانت تضمن شمولية الفعالية لكل الأنواع المفضلة للجمهور، بكل الفقرات التي تساعدك في توصيل هدفك وكذلك حضور جمهور كبير و مختلف.

2- فرصة كبيرة للمشاركة 

لن تخسر الزائر الذي يود الحضور بشكل تفاعلي ويكره التواصل الافتراضي لأنه يشعره بالملل مثلا، وكذلك سيحضر العكس ومن يعتبر أن الفعاليات الافتراضية تحافظ  على وقته وماله  فبهذا الاختيار تضمن الاستفادة بالعملة ذات الوجهين.

3- الأمان 

معظم طرق عرض هذا النوع من الفعاليات يحافظ على السلامة بشكل كبير، لذلك تتجه كبرى شركات تنظيم الفعاليات في هذا الوقت لحسن استخدام المزيج الافتراضي بالواقعي  بما يحافظ على صحة وأمان الجمهور.

4- تجربة مميزة للزوار

أخدت الشركات الرائدة في تنظيم الفعاليات تبدع في علم تصميم التجربة بشكل يجعل هذا المزيج للزائر لا ينسى، ويأخذه بين جولات متعددة تشبع عنده الاستفادة والاستمتاع بطريقة عرض كل المحتوى.

عيوب الفعاليات الهجينة

ليست عيوب بالمعنى الحرفي ولكن هي نقاط هامة تجعلك لا تندفع وراء تجربة كل جديد بدون دراسة دقيقة، وتساعدك للنظر لهذه الفكرة الحديثة بزاوية أخرى. 

هذه النقاط أو العيوب لا تجعلك تتراجع عن قرارك بس تساعدك على التخطيط له بشكل ناجح ومضمون.
1- تحتاج وقت أطول في التخطيط



هذا كما قلت لك ليس عيباً ولكن أخذ هذه النقطة في الاعتبار قبل التنفيذ يختلف تماماً عن إغفالها، عندما تعرف أنها تأخذ وقت أطول في التخطيط فلن تعلن عنها مسبقاً في وقت مبكر وتتفاجئ بعدها بأنك نسيت أحد أهم النقاط أو لم يساعدك الوقت لتنفيذ فكرة قد تنقل الفعالية الخاصة بك من محلية إلى عالمية.
                                                لذلك رتب لها بمثابة فعاليتين في وقت واحد 

2- تحتاج ميزانية أكبر 


الفعاليات الافتراضية تكلفتها أقل أحيانا من الفعاليات الواقعية، لكن ماذا عن مزيج يجمع بين الأقل والأكثر تكلفة، لكن كلما أحسنت اختيار شركة تنظيم الفعاليات كلما تأكدت من حسن استخدام الميزانية بالشكل الذي لا يضر الشركة ولا يهدر أي جزء من الميزانية.

3- تشتيت الحضور 

تحدياً هذه النقطة ربما لا تأتي إلا من سوء التخطيط والتنظيم، لأن الخلط بين نوعي الافتراضي والواقعي إن لم يكن ممزوجاً بتجانس وعناية لن يتسبب إلا في الفصل والتشتيت لأذهان الحضور.

 

3 مميزات وأهداف صناعة الفعاليات الهجينة

كل الأمور المرنة تتمتع بالكثير من المميزات والفوائد، لأنها تجمع بين جوانب مختلفة مرضية لكل الأشخاص ومن أهم هذه المميزات ما يلي:

1- التنوع والشمولية

باختيارك تنظيم فعالية هجينة أو مختلطة فانت تضمن شمولية الفعالية لكل الأنواع المفضلة للجمهور، بكل الفقرات التي تساعدك في توصيل هدفك وكذلك حضور جمهور كبير و مختلف.

2- فرصة كبيرة للمشاركة 

لن تخسر الزائر الذي يود الحضور بشكل تفاعلي ويكره التواصل الافتراضي لأنه يشعره بالملل مثلا، وكذلك سيحضر العكس ومن يعتبر أن الفعاليات الافتراضية تحافظ  على وقته وماله  فبهذا الاختيار تضمن الاستفادة بالعملة ذات الوجهين.

3- الأمان 

معظم طرق عرض هذا النوع من الفعاليات يحافظ على السلامة بشكل كبير، لذلك تتجه كبرى شركات تنظيم الفعاليات في هذا الوقت لحسن استخدام المزيج الافتراضي بالواقعي  بما يحافظ على صحة وأمان الجمهور.

4- تجربة مميزة للزوار

أخدت الشركات الرائدة في تنظيم الفعاليات تبدع في علم تصميم التجربة بشكل يجعل هذا المزيج للزائر لا ينسى، ويأخذه بين جولات متعددة تشبع عنده الاستفادة والاستمتاع بطريقة عرض كل المحتوى.


علم تصميم التجربة في صناعة وتنظيم الفعاليات  

3 عيوب تنظيم الفعاليات الهجينة 

ليست عيوب بالمعنى الحرفي ولكن هي نقاط هامة تجعلك لا تندفع وراء تجربة كل جديد بدون دراسة دقيقة، وتساعدك للنظر لهذه الفكرة الحديثة بزاوية أخرى. 

هذه النقاط أو العيوب لا تجعلك تتراجع عن قرارك بس تساعدك على التخطيط له بشكل ناجح ومضمون.

1- تحتاج وقت أطول في التخطيط

هذا كما قلت لك ليس عيباً ولكن أخذ هذه النقطة في الاعتبار قبل التنفيذ يختلف تماماً عن إغفالها، عندما تعرف أنها تأخذ وقت أطول في التخطيط فلن تعلن عنها مسبقاً في وقت مبكر وتتفاجئ بعدها بأنك نسيت أحد أهم النقاط أو لم يساعدك الوقت لتنفيذ فكرة قد تنقل الفعالية الخاصة بك من محلية إلى عالمية.
 لذلك رتب لها بمثابة فعاليتين في وقت واحد 

2- تحتاج ميزانية أكبر 

الفعاليات الافتراضية تكلفتها أقل أحيانا من الفعاليات الواقعية، لكن ماذا عن مزيج يجمع بين الأقل والأكثر تكلفة، لكن كلما أحسنت اختيار شركة تنظيم الفعاليات كلما تأكدت من حسن استخدام الميزانية بالشكل الذي لا يضر الشركة ولا يهدر أي جزء من الميزانية.

3- تشتيت الحضور 

تحدياً هذه النقطة ربما لا تأتي إلا من سوء التخطيط والتنظيم، لأن الخلط بين نوعي الافتراضي والواقعي إن لم يكن ممزوجاً بتجانس وعناية لن يتسبب إلا في الفصل والتشتيت لأذهان الحضور.




كيفية اختيار شركة تنظيم فعاليات ناجحة 

لكي تختار شركة تنظيم فعاليات ناجحة وكذلك شركة تنظيم معارض ومؤتمرات رائدة عليك الاختيار بدقة و بعناية لأن هذا القرار كل ما زادت درجة صحته كلما زاد معها فرصة تحقيق هدف الشركة من الفعالية أو الحدث
ابحث عن سابقة الأعمال لديهم  وعدد سنين خبرتهم  وعدد الفعاليات التي نظموها، وتأكد أيضاً من تصورهم وفكرتهم عن تصميم التجربة المتكاملة والشاملة

تأكد أنهم ينظمون كل أنواع الفعاليات ( تنظيم الفعاليات الافتراضية وتنظيم الفعاليات الواقعية و تنظيم الفعاليات الهجينة)
اسأل هل معهم عملاء كبار فمؤكد هذه الشركة تكون ذات وزن وثقل نتيجة لخبرتها في صنع الفعاليات الكبيرة.

اهتمام الشركة بأدق وكل التفاصيل من أصغرها حتى أكبرها من قبل بداية الفعالية وحتى انتهائها وخروج الزائر منها.



  • ما خدمات هايتس المساندة؟ 

تقدم هايتس الكثير من الخدمات المساندة للخدمات الأساسية (صناعة وتنظيم الفعاليات / تنظيم المعارض والمؤتمرات/ تنظيم الاجتماعات وفعاليات الموظفين/ تنظيم المهرجانات/ الإنشاءات السريعة وكذلك الاستشارات) 
وهم باختصار :
الهوية و التصاميم والمطبوعات

أعمال التصنيع بأنواعها للحدث

تنظيم الزيارات السياحية والثقافية

الخدمات اللوجستية

إدارة المعارض

الإعلام و العلاقات العامة

خدمات الحلول التقنية

التسويق والإنتاج المرئي

إدارة الحشود



 5 خطوات تساعدك في تنظيم الفعاليات الهجينة بشكل ناجح 







المصادر والمراجع

1- https://eventtus.com/blog/successful-hybrid-events/

2- https://www.cvent.com/en/blog/events/hybrid-events-what-you-need-know#steptwo

3- https://www.howspace.com/resources/five-tips-for-organizing-a-successful-hybrid-event

أبدأ بالتواصل معنا!

للاستشارات في صناعة الفعاليات
ولنصل للحلول المناسبة لك

إتصل بنا
Map of Western Union Locations